Verkiezingen? Pitch? Participatie?

Onderstaande reacties kwamen bij ons binnen n.a.v. de aanbestedingsprocedure. De briefschrijver hebben terecht een aantal vragen en hun bedenkingen over het gekozen traject. Lees mee en bepaal uw standpunt aan de hand van de gestelde vragen.

Procesbegeleiding

Dag allemaal,
Vanmiddag teruggekomen van een erg natte week elders en meteen met de neus in de boter gevallen: welstandscommissie/burgerleden, Korenbloemstraat/bestemmingsplannen, Centrumplan/projectbegeleiding. Ik heb alle mailverkeer diagonaal doorgenomen, ga alles nog een keer aandachtiger lezen en kom er, waar nodig, nog wel op terug.
Een voormalige collega van mij bij de Stadsregio (toen nog het ROA) heeft een eigen bureau voor o.a. procesbegeleiding. Ik had haar eerder gevraagd of zij interesse had in de klus in Ouderkerk, maar ze heeft een grote opdracht elders, is echter wel geïnteresseerd hoe het hier gaat/ zal gaan. Ik heb haar vanmiddag geïnformeerd over de laatste stand van zaken. Zij kent Omniplan als een goed bureau.

Wat het proces van het kiezen van een bureau betreft: ik krijg jeuk bij het gebruik van het woord ‘pitch’, spreek je moerstaal! De voorwaarden die de gemeente heeft gesteld zijn nogal summier en algemeen. Voor een goede beoordeling is het m.i. wenselijk dat geïnteresseerde inwoners tevoren al een indruk kunnen krijgen van hetgeen de bureaus op dit specifieke gebied hebben gepresteerd. Hoe moet ik de ‘verkiezing’ van het bureau zien? De aanwezigen mogen op basis van de presentatie een keuze voor het bureau maken, waar bij de meeste stemmen gelden. Ik zou als bureau bedanken voor deze eer, dit proces is gemakkelijk te manipuleren. (Je vult de zaal met ‘vriendjes’ en zet de stemming naar jouw hand. Dit was ook de manier waarop een deel van de PvdA in Zuidoost een kandidatenlijst voor de stadsdeelverkiezingen dacht te kunnen samenstellen) Ik vind participatie en democratie zaken die je niet genoeg kunt verdedigen, maar dit riekt naar arbeiderszelfbestuur.

Groeten,
Paul


AANBESTEDEN; WEERGALOOS INEFFICIENT EN BUITENGEWOON ONPROFESSIONEEL

Een populaire methode om opleidings- en organisatiewerkzaamheden aan te besteden is ‘de uitvraag’. In dit document formuleert de opdrachtgever haar ontwikkelingsopgave. Vervolgens wordt van externe deskundigen verwacht om met een plan van aanpak en een kostenplaatje te komen. Als die slag achter de rug is moet er voorgedanst worden voor een opdrachtgeverjury. Tientallen uren en heel veel geld verder – zowel aan de opdrachtgevers als opdrachtnemers kant- wordt er gekomen tot een zo objectief mogelijke keuze. Althans; dat is de bedoeling. Maar past aanbesteding eigenlijk wel bij professionele arbeid? Hoe ‘normaal’ is het om in competitie met collega’s te proberen een opdracht binnen te hengelen? En wat gebeurt er ondertussen met de (beoogde) relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer? Wie nadenkt over dit merkwaardige ritueel komt tot de conclusie dat de meeste aanbestedingsprocedures weergaloos inefficiënt en buitengewoon onprofessioneel zijn. En er zijn alternatieven.

1. ONGELUKKIGER KAN EEN VERTROUWENSRELATIE NIET BEGINNEN
Natuurlijk staat het iedereen vrij om opdrachten te formuleren, hierop in te tekenen en met elkaar de competitie in te gaan. Met als motto: mag de beste partij winnen. Toch stuit een serieuze professional al bij de aanvang van een dergelijke procedure op een drietal vragen:
 Is de aanbestedende organisatie in staat om haar eigen thematiek goed in beeld te brengen en te vertalen naar een hulpvraag , c.q. heeft ze de deskundigheid in huis om tot een goede beoordeling van externe expertise te komen? Niet zelden is er sprake van een groot deskundigheidsverschil tussen hulpvrager en –aanbieder. En vrijwel altijd is ook de hulpvrager deel van het probleem.
 Is de professional in staat om maatwerk te leveren, als hij/zij geen weet heeft van het DNA, de context en de voorgeschiedenis van de organisatie. Al deze zaken zijn immers van grote invloed op de interne dynamiek en dus op het welslagen van elke interventie. Zonder adequaat vooronderzoek worden er al snel luchtkastelen op drijfzand gebouwd. Geen professional die daar onder normale omstandigheden aan begint. Het is alsof je de huisarts belt met een vage klacht in de hoop, dat hij/zij ongezien een medicijn uitschrijft. De meeste huisartsen zullen dit niet doen. Waarom pretenderen veel opleiders en organisatiekundigen dit dan wel te kunnen?
 Zijn diegenen die zich lenen voor een aanbestedingsprocedure ook daadwerkelijk de beste ‘samenwerkingspartners’? Waarop is de aanname gebaseerd, dat de vaardigheid om mooie voorstellen te kunnen maken en deze vaardig te kunnen presenteren samenvalt met professionele advieskwaliteit?

Door de aanbestedingsprocedure vallen er dikwijls uitstekende professionals af, die aan een dergelijke procedure niet willen of kunnen meedoen. En daar zeer goede inhoudelijke redenen voor hebben. Bijvoorbeeld omdat een echte professional niet doet wat de klant vraagt, maar zich richt op wat de klant nodig heeft om het probleem duurzaam op te lossen. Daarom alleen al past een aanbestedingstraject slecht bij professionele arbeid. Wel maakt een uitvraag altijd veel duidelijk over het wereldbeeld en de leidende veronderstellingen van de uitvrager.

2. EEN PRAKTIJK VOORBEELD
Een gemeente zoekt een onafhankelijk projectleider om een participatieproject te begeleiden, nadat de uitkomst van een eerdere poging om tot een gebiedsplan te komen in een laat stadium door B&W van tafel is gehaald. Vooral vanwege de massieve weerstand in het dorp. Het College wil een nieuwe start maken en ‘schaalt het participatieproces op van meedenken naar meedoen’. Met als doel om tot een gedragen ambitiedocument te komen, waarmee een stedenbouwkundig bureau daarna verder kan. Het idee is om een (her) startbijeenkomst te organiseren waar (drie) bureau’s (voorselectie door Gemeente) zichzelf en hun idee voor het participatietraject kunnen ‘pitchen’. Waarna de aanwezigen bij de doorstartbijeenkomst een keuze voor het bureau mogen maken op basis van de meeste stemmen gelden. Deze uitvraag wordt gedaan door een senior communicatieadviseur. Wat hier te doen als belangstellende en serieuze participatie deskundige?

3. PITCHEN OF NIET PITCHEN?
Als altijd zijn er principiële en meer pragmatische overwegingen bij het aannemen van werk. Professionals uit de meer pragmatische school denken al snel aan omzet en de vulling van hun agenda. Bij de meer principiële professionals borrelen toch kanttekeningen en vragen op, zeker bij het geschetste praktijk voorbeeld:
– Een aanbestedingsprocedure is fundamenteel ongelijkwaardig – het bureau moet met de billen bloot en wordt gevraagd heel veel bedrijfsgeheimen prijs te geven. De uitvrager zelf doet precies het tegenover gestelde; ze beschermt (meestal) haar informatie, ook om op deze wijze zo objectief mogelijk over te komen in het uiteindelijke keuze proces.
– De aanpak is uiterst traditioneel en hiërarchisch van karakter. In ons praktijkvoorbeeld staat deze denkwijze haaks op de bedoeling om in een co-creatie proces te komen tot een nieuw plan, met een participatiedeskundige die alle touwtjes aan elkaar knoopt.
– Hoe kan een professional maatwerk leveren als er in confectiekledij moet worden gestart?
– Hoe komt de professional aan de (diepte) informatie om de opdrachtgever werkelijk van dienst te kunnen zijn?
– Leidt het publiekelijk kiezen van een adviseur werkelijk tot een gedragen aanpak? En stel dat een bureau de helft van de stemmen plus 1 krijgt, dan resteert nog steeds 49 % voor een andere aanpak. Dat leidt in de praktijk tot veel gedoe en zeker niet tot het zo gewenste draagvlak.

– Last but not least. Wanneer je als winnaar uit deze tombola gekomen bent moet je maar afwachten wat en wie je daarna tegen komt. Pas dan wordt de belevingswerkelijkheid van alle betrokkenen (en ieders verborgen agenda’s ) duidelijk.
Zo te zien zijn er voor de professional veel redenen om deze opdracht aan je voorbij te laten gaan. Wel maakt deze praktijkcase prima duidelijk wat de echte problemen van deze gemeente zijn: niemand neemt verantwoordelijkheid voor het voorgaande echec. Ook vind er geen ‘lijkschouwing’ plaats, waardoor het leereffect voor de direct betrokkenen gering is en soortgelijke incidenten zich ongetwijfeld weer zullen voordoen.

4. HOE KAN HET BETER
De wedloop van almaar complexere regels waarmee we greep proberen te houden op een steeds ingewikkelder samenleving ontaardt in hoog tempo in een overspannen bureaucratie. Ook menig aanbestedingsprocedure is daar een voorbeeld van. Meestal stijgen daardoor de overheadkosten, zonder dat het besluit veel beter wordt of de eindgebruiker er voordeel van heeft. En ook leidt het niet tot de meest optimale match van vraag en aanbod. Dus is het hoog tijd voor een ‘datingprocedure’, die meer recht doet aan elkaars belangen, gevoelens en expertises. En waarbinnen ook meer ruimte is voor het professionele oordeel van de vakman. Zo’n procesgang kan er als volgt uit zien:
1. Benoem een ontwerpteam bestaande uit vertegenwoordigers van de meest belangrijke belanghebbenden. Laat hen een werkhypothese maken m.b.t. de thematiek en een eerste diagnose maken waarom het niet lukt om deze thematiek zelf op te lossen.
2. Geef een indicatie van de hulpvraag en de gezochte professionele kwaliteiten.
3. Maak kennis met 3 tot 5 externe partijen en bekijk, met welke partijen er voldoende klik ontstaat voor een verdiepingsslag. En doe een reputatie check.
4. Vraag twee partijen een quick scan te maken van de thematiek en een advies te formuleren voor de voortgang. Stel hiervoor per adviesbureau 20 betaalde uren ter beschikking.
5. Laat deze twee adviesbureaus hun plan presenteren aan het ontwerpteam en een vertegenwoordiging van de doelgroep (en) waarmee in de praktijk gewerkt gaat worden.
6. Na de keuze gaan ontwerpteam en de adviseur met elkaar aan de slag om het proces verder vorm te geven.
De voordelen van een dergelijke procesgang zijn evident:
– De opdrachtgevende organisatie verwerft op een faire manier kennis en betaalt ook gewoon voor de (korte) onderzoeksopdracht. Met als vraag: ‘Wat is er met ons aan de hand en hoe komen we wezenlijk verder?
– De adviesbureaus voelen zich gehonoreerd en worden in staat gesteld na een korte diagnose fase met maatwerk te komen. Of om af te zien van de opdracht, als zij er geen heil in zien.
– Lopende het proces kan worden vastgesteld of er een klik ontstaat tussen organisatie en adviesbureau.

In de bureaucratische wereld van de aanbestedingsprocedure prevaleren protocollen boven professionele oordelen en maken inkopers en communicatiemedewerkers de dienst uit. Het is maar de vraag of een echte professional in die wereld effectief kan zijn.

Rob Fijlstra, 19 maart 2019, Ouderkerk aan de Amstel.

Geplaatst in Berichten, Discussiebijdrage.